Asiakirjajulkisuuskuvaus
Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista.
Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten kuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Toimimme tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä ylläpitää kuvausta siitä, miten se hallinnoi käytössään olevia tietoja. Tiedot on koottu tietovarantoihin ja asiarekistereihin.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen ensisijainen tarkoitus on auttaa asiakastamme tietopyynnön tekemisessä. Kuvaus auttaa sinua osoittamaan ja yksilöimään tarvitsemasi tiedot, jotta voimme etsiä, koota ja toimittaa tiedot sinulle mahdollisimman nopeasti ja kattavasti. Tarvittaessa avustamme sinua haluamiesi tietojen yksilöinnissä.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpitämällä kuntayhtymä toteuttaa hallinnon avoimuuden periaatetta.
Tietopyynnöt
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tällaisia pyyntöjä voit esittää vapaamuotoisesti esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Nämä pyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle yksikölle tai henkilölle.
Tietopyynnön yksilöiminen
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Kun pyydät tietoja asiarekisteristä yksilöivinä tietoina, voit käyttää esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireillepanijan sekä päätöksentekijän tietoja.
Kun tietopyyntösi liittyy asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla mm. rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä, minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (esim. hakemus, päätös).
Tietovarannot
Henkilöstöasioiden tietovaranto
Henkilöstöasioiden tietovaranto sisältää tietoja liittyen henkilöstöasioiden ohjaukseen, palvelussuhdeasioihin, yhteistoimintaan, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin.
Keskeiset tietoaineistot
Henkilöstöasioiden ohjaus; Palvelussuhdeasiat; Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen; Osaamisen kehittäminen; Työhyvinvoinnin edistäminen, Rekrytointi
Tietoryhmät
Henkilöstön osaamisentiedot; Henkilöstösuunnitelmatiedot; Palvelussuhdetiedot; Rekrytointitiedot; Roolitiedot; Työhyvinvointitiedot
Tietojärjestelmäpalvelut
HR-järjestelmä; palkkahallintojärjestelmä; matkalaskujärjestelmä; rekrytointijärjestelmä; käyttäjähallinto, työaikajärjestelmä
Tietopyynnöt
Hakutekijät
henkilön nimi, henkilötunnus, asianumero, tapahtuman päivämäärä
Asiakirjahallinnon tietovaranto
Lainsäädännön ja lainsäädännön soveltamisen tietovaranto sisältää tietoja liittyen laillisuuden ja oikeudellisten asioiden valvontaan. Asiakirjahallinnon tietovaranto sisältää hallintotoiminnan asianhallinnan tietovarannot: kokoushallinta, viranhaltijapäätös-, ja sopimushallinta sekä arkistointi.
Keskeiset tietoaineistot
Laillisuusvalvonta; Oikeudellisten etujen valvonta
Tietopyynnöt
Hakutekijät
päätöspäivämäärä, asianumero, pykälänumero, sopimusnumero
Tilahallinnan tietovaranto
Rakentamisen tietovaranto sisältää tietoja liittyen tilahallinnan ohjaukseen ja rakentamisen ylläpitoon sekä käyttöön.
Keskeiset tietoaineistot
Maankäyttö ja rakentaminen; Kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito, käyttö ja vuokraaminen
Tietoryhmät
Toimipisteiden osoitetiedot; Tilanvaraustiedot; Tilarakennetiedot; Tilojen hallinnointitiedot
Tietojärjestelmäpalvelut
Avainhallinta; kiinteistöhallinta; turvallisuusjärjestelmä
Tietopyynnöt
Hakutekijät
kiinteistötunnus, katuosoite, yrityksen nimi
Opiskelijahallinnon tietovaranto
Opiskelijahallinnon ja opetuksen tietovaranto sisältää tietoja liittyen koulutuksen järjestämisen ohjaukseen sekä toteuttamiseen sekä opiskelijoihin ja opiskeluun liittyviä henkilötietoja.
Keskeiset tietoaineistot
Koulutuksen järjestämisen ohjaus; Opiskelijavalinnat, Opiskeluoikeuden tiedot; Opiskelija-arviointi; Opiskelijan oppimisen henkilökohtainen suunnittelu; Opiskelijapalvelut; Palkitseminen ja stipendit; Opiskelijavaihto; Oppilaitosmuotoinen ammatillinen koulutus; Työpaikalla tapahtuva oppiminen;
Tietoryhmät
Opiskelijan perustiedot; Haku- ja valintatiedot; Opintojaksotiedot; Opintosuoritustiedot; Opintosuunnitelma HOKS tiedot; Opiskelijaliikkuvuustiedot; Opiskeluoikeuden tiedot; Palautteiden ja vaikuttavuuden arviointitiedot; Tilanvaraustiedot, Lukujärjestykset
Tietojärjestelmäpalvelut
Opintohallintojärjestelmä; oppimisen ja opetuksen tuki; oppimisympäristö; käyttäjähallinto
Tietopyynnöt
Hakutekijät
henkilön nimi, henkilötunnus, asianumero
Taloushallinnon tietovaranto
Talousasioiden, verotuksen ja omaisuuden hallinnan tietovaranto sisältää tietoja liittyen talousasioiden ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä hankintatoimeen.
Keskeiset tietoaineistot
Talouden suunnittelu ja seuranta; Verotus; Rahoitus ja varainhallinta; Kirjanpito ja maksuliikenne; Omaisuuden hallinta; Hankintatoimi; Omien palvelujen ja tuotteiden myynti
Tietoryhmät
Kirjanpito- ja tilinpäätöstiedot; Osto- ja myyntilaskutiedot; Rahoitus- ja kassanhallintatiedot; Sisäisen laskennan tiedot; Taloussuunnittelutiedot
Tietojärjestelmäpalvelut
taloushallintojärjestelmä, kassajärjestelmä, maksuliikenne, varastojärjestelmä, kilpailutus- ja hankintajärjestelmä
Tietopyynnöt
Hakutekijät
asianumero, tapahtuman päivämäärä
Viestintäpalvelujen tietovaranto
Tiedon hallinnan ja viestintäpalvelujen tietovaranto sisältää tietoja liittyen tiedonhallinnan ja viestintäpalvelujen ohjaukseen sekä kehittämiseen.
Keskeiset tietoaineistot
Tiedonhallinnan ja viestintäpalvelujen ohjaus; Tiedonhallinta ja tietopalvelu; Viestintä ja markkinointi; Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito
Tietoryhmät
Seuranta- ja tilastotiedot
Tietopyynnöt
Hakutekijät: asianumero, nimi, päivämäärä
Yleishallinnon tietovaranto
Yleishallinnon tietovaranto sisältää tietoja liittyen toiminnan ohjaukseen sekä johtamiseen.
Keskeiset tietoaineistot
Hallintoasioiden ohjaus; Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen; Päätöksenteko ja johtaminen; Tarkastustoimi; Kotimainen yhteistyö
Tietoryhmät
Tavoitetiedot; Laatu- ja ohjeistusdokumentaatiotiedot; Palautteiden ja vaikuttavuuden arviointitiedot; Toimintaohjetiedot; Riskienhallinnan tiedot
Tietojärjestelmäpalvelut
turvallisuusjärjestelmä; hankehallinta; projektinhallinta; palautejärjestelmä;
Tietopyynnöt
Hakutekijät
asianumero, päivämäärä, päätösnumero
Sidosryhmätietojen henkilötietovaranto
Sidosryhmien henkilötietovaranto sisältää asiakkaisiin ja sidosryhmiin liittyviä henkilötietoja.
Tietoryhmät
Asiakkaan tiedot; Yhteyshenkilön tiedot
Tietojärjestelmäpalvelut
Asiakkuudenhallinta; ulkoisen viestinnän järjestelmä; käyttäjähallinto;
Tietopyynnöt
Hakutekijät
asiakkaan nimi, y-tunnus, asiatunnus
Tietohallintopalveluiden tietovaranto
Arkkitehtuurinhallinta; asiakaspalvelujärjestelmä; asianhallinta; etäkäyttöpalvelut; intranet; IT-infra; käyttäjähallinto; ohjelmisto- ja laitehallinta; palautejärjestelmä; puhepalveluiden hallinta;
päätelaitesuojaus; sisäisen viestinnän järjestelmä; sähköinen allekirjoitus; sähköposti; tiedonhallinta ja raportointi; tiedonsiirtopalvelut; tietoliikenteen hallinnointi; tulostuspalvelut; ulkoisen viestinnän järjestelmä
Tietopyynnöt
Hakutekijät
asianumero, nimi